La factura electrónica más allá de ser un medio de fiscalización se convierte en el futuro de la documentación digital empresarial; del mismo modo, es direccionar a Colombia a un mundo y lenguaje universal de intercambio de documentos electrónicos, siendo éste, un camino ya recorrido por empresas europeas y norteamericanas, en donde el país no se puede quedar atrás.

“Esta nueva implementación de la documentación digital, va de la mano con las estrategias de sistematización de las empresas; minimizando los procesos manuales, permitiéndoles gestionar de manera ágil el envío de documentos electrónicos”, precisó Elkin Rodríguez Jefe de Producto ERP y Pyme Softland.

Del mismo modo la factura electrónica elimina las barreras de comunicación y entendimiento empresarial, al unificar el idioma permitiendo que sin importar el sistema de digitalización, haya un lenguaje común en el intercambio de documentos integrándose cada vez más a un mercado ya globalizado.

La documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios, que son sensibles en los archivos físicos actuales. Para el caso de Colombia, el modelo inicial contempla como documentos electrónicos las facturas, notas débito y notas crédito; esto como parte de la gran variedad de archivos electrónicos, que en el estándar (UBL) con el que trabaja Colombia, contempla en la actualidad 31 documentos.

En el país las primeras resoluciones para implementar la factura electrónica llegaron con el 2018, en la etapa de masificación fijada por la DIAN. Se espera que para el 1 de enero del 2019, dicha entidad haya establecido su obligatoriedad para las pequeñas, medianas y grandes empresas, que presentan declaración de IVA.

Es así, como la documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la DIAN, tomará lugar como aliado certificando, por tal motivo, es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente.

Tips para la gestión del cambio:

Pasar de un proceso físico al digital, lo recomendable es diagramar los mismos procesos llevados a cabo en una factura física, para maquetarlos en un ambiente digital.

Al interior de la empresa, capacitar y realizar gestión del cambio con los colaboradores que tiene injerencia en el flujo de la facturación (facturadores, contadores, entre otros), ya que ellos van a tener acceso al sistema y al portal de la DIAN para consultar los documentos electrónicos y la facturación electrónica.

La gestión del cambio implica la creación de un equipo de trabajo implementador del modelo de factura electrónica, un primer paso para ello, es asesorarse y capacitarse en el nuevo circuito digital propuesto; por tal motivo, una recomendación sería asistir a las sesiones programadas por la DIAN en donde se informa a la empresas, sobre el rumbo que deben adoptar frente a la facturación electrónica.

Adquirir un sistema ERP o PYME especializado que le asegure tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos, y herramientas que le permitan el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura. Esto es muy importante porque algunos sistemas sólo realizan uno de estos dos pasos y esto traerá sobrecostos.

Asegúrese que este sistema ERP o PYME que va a utilizar le permita modelar y adaptar estos pasos físicos, en un flujo de intercambio de documentos digitales.

La firma digital como aseguramiento: Para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro; la firma electrónica es fundamental, y en Colombia, habrá un certificado emitido por un organismo local que permitirá dar este alcance.

Evite costos adicionales al buscar casas de software o proveedores de sistemas que no lo acompañen ni respalden en el proceso de factura electrónica. Es importante que el proveedor de software le brinde un respaldo en los procesos de cambio en lo relacionado con la gestión administrativa y al interior de la organización. Esto le ahorrará sobrecostos importantes.